Расходный кассовый ордер (РКО) — это первичный документ, которым оформляется любая выдача наличных денег из кассы юридического лица или индивидуального предпринимателя. Если ПКО фиксирует приход, то РКО фиксирует расход — и налоговая инспекция при проверке кассы смотрит на эти два бланка в первую очередь. В этой статье разберём, как оформить РКО в 2026 году без претензий со стороны контролёров, какие основания допустимы для выдачи денег и что делать, если ордер выписан с ошибкой.
Что такое РКО и когда он обязателен
РКО — это утверждённая форма первичного учёта, которая подтверждает, что наличные деньги физически покинули кассу и были переданы конкретному получателю. Без РКО любая выдача считается неподтверждённой: кассир не имеет права просто так открыть сейф и отдать деньги — должен быть оформленный документ с подписями.
Документ выписывается в одном экземпляре, остаётся в кассе и подшивается к кассовой книге. Получатель денег расписывается прямо на бланке РКО — отдельной отрывной квитанции, как у ПКО, здесь не предусмотрено. Подпись получателя — главное доказательство того, что деньги действительно были переданы, а не присвоены кассиром.
Все случаи, когда оформление РКО обязательно, можно сгруппировать так:
выдача зарплаты, аванса, отпускных, командировочных через кассу;
выдача под отчёт на хозяйственные нужды, покупку материалов, представительские расходы;
оплата поставщику-физлицу за товары или услуги наличными;
возврат покупателю-физлицу при отказе от товара;
сдача выручки в банк через инкассатора или через работника на расчётный счёт;
выдача займа сотруднику или возврат полученного займа учредителю.
Внутрифирменные перемещения денег (из одной кассы в другую при наличии нескольких касс) тоже оформляются РКО — иначе невозможно подтвердить, что деньги не исчезли по дороге.
Структура бланка: что заполнять
Расходный кассовый ордер состоит из шапки с реквизитами организации, тела с описанием операции и подписей. По сравнению с ПКО полей больше, и каждое поле строго регламентировано. Перечислим обязательные реквизиты:
Наименование организации (ИП) — полное юридическое название.
УНП — учётный номер плательщика, девять цифр.
Номер документа — сквозная нумерация в пределах календарного года.
Дата составления — формат ДД.ММ.ГГГГ, день фактической выдачи денег.
Корреспондирующий счёт (Дебет/Кредит) — кредитуется счёт 50 «Касса», дебетуется счёт назначения.
Код целевого назначения — для бюджетных операций, в обычном бизнесе обычно пустой.
Сумма цифрами — рубли и копейки.
Выдать (кому) — ФИО получателя полностью, в дательном падеже.
Основание — формулировка операции со ссылкой на документ (приказ, ведомость, заявление).
Сумма прописью — с заглавной буквы, копейки цифрами.
Приложение — реквизиты документов-оснований: ведомость №, приказ от такой-то даты.
По документу — паспортные данные получателя или иной документ, удостоверяющий личность.
Подписи — руководитель, главный бухгалтер, получатель, кассир.
Если выдача производится по доверенности (например, муж получает зарплату жены), доверенность прикладывается к РКО и в графе «Приложение» делается соответствующая отметка. В этом случае паспортные данные указываются того, кто фактически получает деньги, а не работника.
Пошаговое заполнение: пример с командировочными
Рассмотрим типичную ситуацию: главный инженер ООО «Бета» выезжает в командировку в Минск на 3 дня, ему нужно выдать 750 рублей на проезд, проживание и суточные. Бухгалтер оформляет РКО.
Шаг 1. Основание для выдачи
Сначала готовим документ-основание. В нашем случае это приказ директора о направлении в командировку №18 от 12.11.2026 и заявление работника о выдаче аванса. Без этих двух бумаг РКО выписать нельзя — налоговая всегда требует документальное обоснование выдачи.
Шаг 2. Шапка ордера
Указываем: «ООО «Бета»», УНП «191234567», № 53, дата «12.11.2026». Корреспондирующий счёт: дебет 71 «Расчёты с подотчётными лицами», кредит 50 «Касса».
Шаг 3. Тело документа
«Выдать»: Иванову Сергею Петровичу. «Сумма»: 750,00. «Основание»: «выдача аванса на командировочные расходы по приказу № 18 от 12.11.2026». «Сумма прописью»: «Семьсот пятьдесят рублей 00 копеек». «Приложение»: «приказ № 18 от 12.11.2026, заявление от 12.11.2026».
Шаг 4. Идентификация получателя
В графе «По документу» вписываем: «паспорт MP 1234567, выдан Заводским РУВД г. Минска 15.03.2018». Это не формальность — при проверке налоговая сверяет паспортные данные с записями в кассовой книге и зарплатных ведомостях.
Шаг 5. Подписи
РКО подписывают руководитель (или уполномоченное лицо по приказу), главный бухгалтер и кассир. Получатель ставит подпись в специальной графе «Получил» и пишет сумму прописью своей рукой — это законодательное требование, направленное против подделок. Если получатель пишет сумму печатными буквами или цифрами вместо прописи, документ налоговая может оспорить.
Особые случаи: выдача по ведомости
При выплате зарплаты или аванса нескольким работникам сразу не выписывается отдельный РКО на каждого — это было бы непрактично. Используется платёжная ведомость, в которой все работники расписываются за свои суммы. По итогам выдачи кассир оформляет один РКО на общую сумму выплаченных денег с пометкой «по платёжной ведомости № … от …».
Если кто-то из работников не пришёл за зарплатой в установленный срок (обычно три рабочих дня от начала выплат), кассир делает в ведомости запись «депонировано» и сдаёт неполученные деньги обратно в банк. На депонированную сумму оформляется отдельный РКО на сдачу в банк, а сами деньги затем выдаются работнику по индивидуальному РКО, когда он явится.
Типичные ошибки и санкции
Анализ типовых нарушений по результатам камеральных проверок касс малых организаций показывает: больше половины замечаний по РКО относятся к четырём пунктам:
Отсутствие документа-основания. В графе «Основание» написано «командировка», но самого приказа нет. Налоговая снимает расход полностью.
Получатель не написал сумму прописью своей рукой. Кассир напечатал на принтере и подсунул на подпись — нарушение порядка, штраф по КоАП.
Нет идентификации получателя. Графа «По документу» пустая. Сумма выдана непонятно кому, с точки зрения проверяющего.
Подпись получателя не совпадает с образцом в карточке банка или в трудовом договоре. Подозрение на подделку, материалы могут уйти в финансовую полицию.
Кроме ошибок в самом РКО есть отдельная группа нарушений по существу операции: выдача под отчёт сотруднику, который не отчитался за предыдущий аванс; выдача наличных свыше лимита расчётов с юрлицами; выдача без подписи руководителя при сумме сверх установленного предела. По каждому из этих пунктов предусмотрены отдельные административные штрафы.
Связь РКО с авансовым отчётом
Если деньги выданы под отчёт (на командировку, хозрасходы, представительские), сотрудник обязан отчитаться о расходовании в установленный срок — обычно 5 рабочих дней после возвращения из командировки или 30 дней по общим хозрасходам. Документ-отчёт — авансовый отчёт с приложенными чеками, квитанциями, актами.
Без авансового отчёта выданная по РКО сумма «висит» на счёте 71 как долг работника перед организацией. Если работник не вернёт неизрасходованный остаток и не отчитается, через 3 года эта сумма должна быть списана и обложена подоходным налогом как доход работника. Поэтому каждый РКО с указанием счёта 71 в дебете должен закрываться авансовым отчётом — это контролирует и кассир, и бухгалтер.
Хранение и архивация
РКО хранится 3 года после окончания налогового периода, в котором документ был использован для исчисления налогов. На практике это означает: оформили в 2026 году → храним до конца 2030 года минимум. Налоговая инспекция имеет право проверить любой период в этом окне.
Подшивка кассовых документов формируется ежемесячно: все ПКО и РКО за месяц сшиваются вместе с кассовой книгой и платёжными ведомостями. Электронные сканы тоже допускаются как дублирующее хранение, но бумажные оригиналы с собственноручными подписями получателей оставляются — они юридически более защищены при споре.
Как избежать ошибок: чек-лист перед подписью
Перед тем как кассир выдаст деньги по РКО, бухгалтер должен пройти короткий чек-лист:
Документ-основание приложен и реквизиты в графе «Приложение» совпадают.
ФИО получателя написано полностью в дательном падеже.
Сумма прописью соответствует цифрам.
Графа «По документу» заполнена с паспортными реквизитами.
Подписи руководителя и главного бухгалтера проставлены.
Подотчётный остаток за получателем закрыт авансовым отчётом, если речь о новой выдаче под отчёт.
Сумма не превышает лимит наличных расчётов с юрлицами, если получатель — представитель организации.
Прохождение этого чек-листа занимает 1-2 минуты, но избавляет от часов разбирательств при налоговой проверке.
Как Accountant AI автоматизирует РКО
Накладные расходы на оформление РКО становятся ощутимыми, когда у организации больше 5 выдач в месяц: зарплата команды из 10 человек, регулярные авансы на хозрасходы, оплата физлицам-исполнителям. Accountant AI создаёт РКО на основании уже введённых документов — приказа, ведомости, авансового заявления — и автоматически подставляет реквизиты получателя из карточки сотрудника или контрагента.
Система отслеживает остатки по счёту 71 и не даст оформить новую выдачу под отчёт, пока не закрыт предыдущий аванс. Сумма прописью генерируется грамматически правильно, паспортные данные подтягиваются из персональных карточек. Когда кассир распечатывает РКО на подпись получателю, форма уже валидна с точки зрения проверяющих.
Эта статья — общий обзор практики оформления РКО в Беларуси. Конкретные ситуации (валютные выдачи, расчёты с нерезидентами, специфика организаций финансового сектора) обсуждайте с бухгалтером или уточняйте в Министерстве по налогам и сборам. Размеры лимитов наличных расчётов и санкций ежегодно индексируются — действующие значения смотрите на nalog.gov.by.