Товарная накладная ТН-1 — это первичный документ, которым оформляется передача товарно-материальных ценностей от продавца покупателю в случаях, когда не задействован автомобильный транспорт со сторонним перевозчиком. По сути, ТН-1 фиксирует факт смены собственника товара: продавец отгрузил, покупатель принял. В 2026 году эта форма остаётся главным «бумажным» подтверждением сделки, на которое смотрит и налоговая, и аудитор. Разберём, как оформить ТН-1 без ошибок, чем она отличается от ТТН-2 и как правильно увязать её с ЭСЧФ.
Когда используется именно ТН-1, а не ТТН-2
Главный практический вопрос — какую форму выбрать в конкретной сделке. Правило простое: если перевозка товара выполняется сторонней транспортной организацией или собственным транспортом продавца, оформляется ТТН-2 (товарно-транспортная). Если же товар вывозит покупатель самовывозом (без участия третьего перевозчика) или перемещение происходит без транспортировки вообще (например, между подразделениями в одном здании), оформляется ТН-1.
Типичные случаи применения ТН-1:
оптовая продажа со склада с самовывозом покупателем;
передача товара между подразделениями организации в пределах одного объекта;
возврат товара поставщику самовывозом;
передача товара на ответственное хранение или комиссионную продажу;
выдача товара материально ответственному лицу со склада в магазин в составе одной точки.
Розничные продажи физлицам через кассу в магазине не требуют ТН-1 — там действуют другие документы (кассовый чек, иногда товарный чек). Накладные нужны только в B2B-операциях или при движениях внутри организации.
Структура бланка: что заполнять
Форма ТН-1 утверждена нормативным документом Министерства финансов и применяется без изменений уже много лет. Документ оформляется в двух экземплярах: один остаётся у продавца, второй передаётся покупателю. Бланк состоит из шапки, табличной части и подписей.
Грузоотправитель — наименование и адрес продавца, его УНП.
Грузополучатель — наименование, адрес и УНП покупателя.
Основание отгрузки — реквизиты договора, заказа или другого распорядительного документа.
Номер накладной — сквозная нумерация в пределах календарного года.
Дата составления — день отгрузки.
Табличная часть — построчно каждый товар: наименование, единица измерения, количество, цена без НДС, сумма без НДС, ставка НДС, сумма НДС, сумма с НДС.
Итого по накладной — общая сумма цифрами и прописью.
Подписи отпустившего груз и принявшего груз с указанием должностей и расшифровкой ФИО.
Особое внимание — на табличную часть. Каждая позиция товара должна точно соответствовать наименованию в учётной системе продавца и покупателя. Расхождения в названиях ведут к проблемам при списании себестоимости и принятии товара к учёту.
Пошаговое заполнение: пример отгрузки
Допустим, ИП Петров П. П. со склада в Минске отгружает ООО «Гамма» партию канцтоваров на сумму 1 200 рублей. Покупатель забирает товар своим транспортом.
Шаг 1. Шапка документа
Грузоотправитель: «ИП Петров П. П.», УНП 192345678, адрес: г. Минск, ул. Сурганова, 47. Грузополучатель: «ООО «Гамма»», УНП 193456789, адрес: г. Минск, ул. Платонова, 12. Основание: договор поставки № 28 от 05.10.2026. Номер ТН-1: № 124. Дата: 14.11.2026.
Шаг 2. Табличная часть
Заполняем по строкам: «бумага офисная А4 80 г/м²», ед.изм. «пачка», количество «20», цена без НДС «8,33», сумма без НДС «166,60», ставка НДС «20%», сумма НДС «33,32», сумма с НДС «199,92». И так далее по каждой позиции. Если позиций больше 10, можно использовать дополнительные листы — пронумеровать их и приложить к основному бланку.
Шаг 3. Итоги
Внизу выводим: «Итого без НДС: 1 000,00», «Итого НДС 20%: 200,00», «Всего к оплате: 1 200,00». Сумма прописью: «Одна тысяча двести рублей 00 копеек». Если применяется УСН без НДС, столбцы со ставкой и суммой НДС остаются пустыми или с прочерками, а в итоге пишется «без НДС».
Шаг 4. Подписи
От продавца ТН-1 подписывает материально ответственное лицо, фактически отпускающее товар (кладовщик, заведующий складом). От покупателя — представитель, имеющий доверенность на получение товара. Реквизиты доверенности (номер, дата, кем выдана) указываются в специальной графе бланка. Без действующей доверенности приёмка груза юридически некорректна.
Связь ТН-1 с ЭСЧФ и НДС
Если продавец применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС, на каждую отгрузку, помимо ТН-1, выставляется электронный счёт-фактура ЭСЧФ через личный кабинет на портале МНС. ТН-1 является документом основания: в ЭСЧФ указываются её номер и дата.
Сроки выставления ЭСЧФ — не позднее 10-го числа месяца, следующего за месяцем отгрузки. Если ТН-1 выписана 14 ноября, ЭСЧФ должна быть отправлена не позднее 10 декабря. Пропуск этого срока влечёт штраф и проблемы с принятием НДС к вычету у покупателя — он не сможет уменьшить свой НДС к уплате.
Если продавец на УСН без НДС, ЭСЧФ не выставляется, в графе суммы НДС в ТН-1 ставится прочерк. Однако наименование товара и количество всё равно должны быть детализированы — общие формулировки типа «товары» без расшифровки налоговая считает нарушением учёта.
Типичные ошибки при оформлении
По нашему опыту самые частые претензии к ТН-1 при проверках:
Не указан УНП одной из сторон. Бухгалтерия покупателя не сможет принять ТН-1 к учёту, налог по такому документу не зачтётся.
Расхождение наименования товара в накладной и в номенклатурном справочнике. Возникает разница между складским учётом и бухгалтерским.
Подпись принявшего груз отсутствует или сделана без расшифровки. Документ считается неподтверждённым.
Реквизиты доверенности не указаны. Принимать груз имеет право только лицо с действующей доверенностью.
Сумма прописью не совпадает с цифрами. Чаще всего — копейки разнятся.
ТН-1 датирована задним числом. Дата отгрузки должна быть фактической, иначе расхождение с записями в кассе и складом.
Все эти ошибки исправляются переоформлением документа. Зачёркивания и подчистки на первичных документах не допускаются — оформляется новый экземпляр с тем же номером и пометкой «исправленный».
Хранение и связь с другими документами
Один экземпляр ТН-1 остаётся у продавца и подшивается к учётным регистрам по счёту 41 «Товары» (или 10, 43 — в зависимости от природы переданных ценностей). Второй экземпляр уходит к покупателю и становится у него основанием для оприходования товара на склад.
Срок хранения — 3 года после окончания налогового периода. На практике это значит 4-5 лет в архиве. ТН-1 является документом, подтверждающим себестоимость реализации у продавца и сумму вычета по НДС у покупателя — без неё налоговая инспекция оспорит соответствующие записи в учёте.
Помимо подшивки к учётным регистрам, ТН-1 связана с тремя другими документами:
ЭСЧФ — выставляется на каждую ТН-1 при работе с НДС.
Договор поставки — основание сделки, на которое ссылается накладная.
Платёжный документ (ПКО, выписка банка) — подтверждение оплаты по сделке.
Эта связка («договор → ТН-1 → ЭСЧФ → оплата») должна сходиться по суммам, иначе налоговая увидит разрыв и затребует пояснения.
Особенности электронных ТН-1
С 2022 года в Беларуси действует возможность оформлять ТН-1 в электронной форме через систему электронного документооборота (ЭДО). Электронная накладная имеет ту же юридическую силу, что и бумажная, при условии подписания обеими сторонами электронной цифровой подписью.
Преимущества электронной ТН-1 — отсутствие необходимости в физической передаче бумаги, мгновенное попадание в учётную систему покупателя, автоматическое формирование ЭСЧФ. Недостатки — необходимость подключения обеих сторон к одной или совместимым ЭДО-площадкам и наличие сертификатов ЭЦП у подписантов.
Для малого бизнеса с небольшим количеством отгрузок переход на ЭДО часто откладывается — бумажный документооборот пока остаётся более привычным. Но если ваша компания работает с крупными покупателями (например, торговыми сетями), требование к электронным накладным может быть прописано прямо в договоре.
Как Accountant AI упрощает работу с ТН-1
Главная проблема ручного оформления ТН-1 — задвоение работы. Бухгалтер забивает данные сначала в накладную, потом дублирует те же позиции в ЭСЧФ, потом ещё раз — в учётную систему для списания. На каждой итерации могут возникать опечатки и расхождения.
Accountant AI оформляет ТН-1 из карточки сделки в один клик: подтягиваются реквизиты покупателя, номенклатура товара со склада, актуальные цены и ставки НДС. Электронный ЭСЧФ создаётся параллельно с такими же реквизитами — без двойного ввода. Списание товара со склада и проводка по счёту 90/41 происходят автоматически в момент сохранения накладной. Бухгалтер видит уже готовый документ, который остаётся только распечатать или отправить контрагенту через ЭДО.
Эта статья — общий обзор практики работы с ТН-1 в Беларуси. Для специфических операций (импорт, передача давальческого сырья, маркируемые товары) обращайтесь к бухгалтеру или к нормативным актам Министерства финансов. Бланки и инструкции по заполнению официально публикуются на nalog.gov.by.